Datenschutz

Stand: 08.10.2026

Diese Erklärung beschreibt, wie die Innofully GmbH personenbezogene Daten auf der IdeaHone-Website, in der Liste für den frühen Zugang und in der Anwendung IdeaHone verarbeitet. Sie folgt Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Innofully GmbH, Vogesenstraße 4, 13129 Berlin, Deutschland. Geschäftsführer: Adalberto Pérez Salas.

Kontakt für Datenschutz: privacy (at) innofully.com

Datenschutzbeauftragter: dpo (at) innofully.com oder per Post an die obige Anschrift

2. Unsere Rolle

Website, Liste für den frühen Zugang und Benutzerkonten: Wir entscheiden über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung und sind dafür Verantwortlicher.
Inhalte von Workshops und Sessions: Organisationen nutzen IdeaHone für ihre eigenen Workshops. Die Organisation entscheidet, wer teilnimmt und was erfasst wird. Sie ist für diese Inhalte verantwortlich, wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag). Wenn Sie an einer Session teilgenommen haben, wenden Sie sich bitte zuerst an die Organisation, die sie durchgeführt hat. Wir unterstützen sie bei der Beantwortung Ihrer Anfrage.

3. Besuch der Website

Server-Logs: Beim Aufruf einer Seite speichert unser Hoster Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die verweisende Seite und die Kennung Ihres Browsers. Das ist nötig, um die Website auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Website). Die Logs werden nach [7] Tagen gelöscht.
Keine Werbung: Wir verwenden keine Werbe- oder Social-Media-Dienste. Schriften und Gestaltungsdateien liefert unser eigener Server aus, nichts wird von Google Fonts geladen.
Webanalyse, nur mit Ihrer Einwilligung: Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Rechtliches, Anmeldung) nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, wenn Sie im Cookie-Banner auf "Akzeptieren" klicken. Dabei werden Cookies gespeichert (_ga, _ga_<ID>, bis zu 13 Monate) und Google erhält Angaben zu Gerät und Browser, eine gekürzte IP-Adresse, die aufgerufenen Seiten, die Herkunft des Besuchs und Aktionen wie das Öffnen oder Absenden des Formulars für den frühen Zugang. Google kann diese Daten in den USA verarbeiten (EU-US Data Privacy Framework, siehe Abschnitt 12). Google Signals und Werbefunktionen sind abgeschaltet. Analysedaten bewahren wir 14 Monate auf. In der Anwendung (Boards, Sessions, Teilnahme- und Freigabe-Links) wird nichts gemessen. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können sie jederzeit unter "Cookie-Einstellungen" unten auf der Seite widerrufen; die Cookies werden dann gelöscht. Sendet Ihr Browser das Signal Global Privacy Control, werten wir das als Ablehnung.
Speicherung im Browser: siehe Abschnitt 13.

4. Liste für den frühen Zugang

Daten: E-Mail-Adresse, freiwillig Name, Unternehmen und geplanter Einsatz, außerdem Ihre Sprache, der Zeitpunkt der Anfrage und Ihre IP-Adresse.
Zweck: Wir kontaktieren Sie persönlich zum frühen Zugang zu IdeaHone. Wir versenden keinen Newsletter und geben Ihre Adresse nicht weiter.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit per E-Mail an privacy (at) innofully.com widerrufen; wir löschen dann Ihren Eintrag. Die IP-Adresse nutzen wir, um automatisierte Massen-Eintragungen zu verhindern, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Interne Benachrichtigung: Jede neue Anfrage wird per E-Mail an unsere Administratoren geschickt.
Speicherdauer: bis zum Widerruf, spätestens 12 Monate nach Ihrer Anfrage. Die IP-Adresse wird nach 30 Tagen entfernt.

5. Benutzerkonten

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Sprache, Rolle, Zugehörigkeit zu Organisationen, Anmeldezeiten und die IP-Adresse bei sicherheitsrelevanten Aktionen.
Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Dienstes, für den Sie oder Ihre Organisation sich angemeldet haben, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Schutz vor Missbrauch (fehlgeschlagene Anmeldungen, Begrenzungen, Sicherheitsprotokoll), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sitzungs-Cookie: Nach der Anmeldung setzen wir ein Cookie, das Sie angemeldet hält. Es ist technisch notwendig und wird beim Abmelden oder nach längerer Inaktivität entfernt.

6. Workshops und Sessions

Daten: Was gesprochen wird, solange jemand "Zuhören starten" gedrückt hat, als Text (Transkript), die daraus abgeleiteten Karten, Zusammenfassungen, Bewertungen und Entscheidungen, Namen und freiwillig die Organisation der Teilnehmenden, wer was gesagt hat und wie lange jede Person gesprochen hat, sowie Dokumente, die die Organisation als Hintergrund hinzufügt.
Audio: Rohes Audio wird nicht gespeichert. Es wird in Text umgewandelt und verworfen.
Wer entscheidet: die Organisation, die die Session durchführt (siehe Abschnitt 2). Sie muss die Teilnehmenden informieren, bevor sie mit dem Zuhören beginnt; IdeaHone lässt sich das vor dem ersten Zuhören jeder Session von der Moderation bestätigen.
Speicherdauer: so lange die Organisation die Session aufbewahrt. Organisationen können eine automatische Löschfrist für Transkripte festlegen und Sessions, Spaces oder die ganze Organisation jederzeit löschen.

7. Teilnahme über einen Teilnahme-Link

Daten: der Name und die freiwillige Organisation, die Sie eingeben, ein freiwilliges Stimmprofil (Abschnitt 8), die Karten, die Sie auf dem Board hinzufügen, und Ihre IP-Adresse.
Zweck: Sie in der Session anzuzeigen, Ihnen Ihre Beiträge zuzuordnen und den Link vor Missbrauch zu schützen.
Rechtsgrundlage: Verarbeitung im Auftrag der Organisation, die die Session durchführt (Abschnitt 2). Die IP-Adresse wird für die Begrenzung von Anfragen einen Tag lang gespeichert.
In Ihrem Browser: Ihr Name und ein technischer Schlüssel werden im Browser-Tab gespeichert (sessionStorage), damit Sie Karten hinzufügen können, ohne erneut beizutreten. Sie verschwinden, wenn Sie den Tab schließen.

8. Stimmprofile (biometrische Daten)

Was: Auf Wunsch berechnet IdeaHone aus etwa 10 Sekunden Vorlesen ein Stimmprofil. Das ist eine Reihe von Zahlen, die Ihre Stimme beschreibt; eine Aufnahme ist darin nicht enthalten. Es dient nur dazu, in Sessions Ihrer Organisation zu erkennen, wer spricht.
Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ohne sie wird kein Profil gespeichert.
Während des Zuhörens: Um Sprechende zu unterscheiden, berechnet der Browser der Person, die die Session leitet, solche Zahlen für jeden gesprochenen Satz und vergleicht sie mit den gespeicherten Profilen. Bei Personen ohne Profil bleiben diese Zahlen nur für die Dauer der Session im Arbeitsspeicher dieses Browsers und werden nicht gespeichert.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, in Ihrem Profil, über die Organisation oder an privacy (at) innofully.com. Das Profil wird dann gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

9. Spracherkennung

Die Organisation wählt eine von zwei Methoden. Standard ist die lokale Transkription.

Chrome-Spracherkennung: Das Audio wird vom Browser an den Sprachdienst von Google (Google LLC, USA, oder verbundene Unternehmen) gesendet und kommt als Text zurück. Google verarbeitet es nach eigenen Bedingungen; wir haben darauf keinen Zugriff. Übermittlung in die USA: siehe Abschnitt 12.
Lokale Transkription (Whisper): Das Audio wird im Browser in Text umgewandelt. Kein Audio verlässt das Gerät.

10. KI-Funktionen

Was übermittelt wird: Um Karten, Zusammenfassungen und Vorbewertungen zu erstellen, werden Ausschnitte des Transkripts, Board-Inhalte und Hintergrunddokumente an den KI-Anbieter gesendet, den die Organisation gewählt hat. Je nach Einstellung ist das OpenRouter Inc. (USA), die die Anfrage an den gewählten Modellanbieter weiterleitet, Anthropic PBC (USA) oder OpenAI (USA). Mit der Einstellung "Lokales Modell" verlässt kein Text den Browser.
Nutzung: Wir wählen Anbieter und Einstellungen, bei denen Inhalte nicht zum Training von Modellen verwendet werden, soweit der Anbieter das anbietet.
Rechtsgrundlage: Verarbeitung im Auftrag der Organisation (Abschnitt 2).
Keine automatisierten Entscheidungen: KI-Vorschläge und -Bewertungen sind Vorschläge. Menschen entscheiden; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Weitere Dienstleister

Hosting: STRATO GmbH, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Unsere Server stehen in Deutschland.
E-Mail: Service-E-Mails (Einladungen, Passwort zurücksetzen, Hinweise) werden über den Mailserver unseres Hosters STRATO GmbH versendet.
Programm- und Modelldateien: Für Stimmerkennung, lokale Transkription und das lokale KI-Modell lädt der Browser Programmbibliotheken und Modelldateien von jsDelivr (cdn.jsdelivr.net) und Hugging Face (huggingface.co, Hugging Face Inc., USA). Diese Anbieter sehen Ihre IP-Adresse und Browserdaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung dieser Funktionen ohne eigene Download-Server für große Dateien).

12. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige Anbieter aus den Abschnitten 3 und 9 bis 11 sitzen in den USA oder übermitteln Daten dorthin. Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist, und andernfalls auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie über privacy (at) innofully.com.

13. Speicherung in Ihrem Browser

Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung (Abschnitt 5).
Local Storage: Ihre Sprache, heller oder dunkler Modus, die gewählte Spracherkennung und die Fokusansicht des Boards.
Session Storage: der Teilnahme-Schlüssel aus Abschnitt 7.
Ihre Cookie-Entscheidung (akzeptiert oder abgelehnt, mit Datum), damit wir nicht erneut fragen.

Diese Einträge dienen nur Funktionen, die Sie selbst nutzen, und sind unbedingt erforderlich im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Analyse-Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt (Abschnitt 3). Werbe-Cookies setzen wir nicht.

14. Speicherdauer

Server-Logs: [7] Tage.
Google-Analytics-Daten: 14 Monate; Cookies bis zu 13 Monate.
Einträge zur Begrenzung von Anfragen (IP-Adresse): 1 Tag.
Sicherheitsprotokoll: Die IP-Adresse wird nach 12 Monaten entfernt.
Konten: bis zur Löschung des Kontos oder der Organisation.
Session-Inhalte: nach Einstellung der Organisation (Abschnitt 6).
Stimmprofile: bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zur Löschung der Person.
Liste für den frühen Zugang: Abschnitt 4.
Datensicherungen: bis zu [30] Tage, danach überschrieben.

Länger speichern wir nur, wenn das Gesetz es verlangt (zum Beispiel steuerliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen).

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir beenden die Verarbeitung dann, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Anfragen richten Sie bitte an privacy (at) innofully.com. Anfragen zu Session-Inhalten leiten wir an die verantwortliche Organisation weiter.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

16. Müssen Sie Daten angeben?

Für die Nutzung der Website nicht. Für ein Konto sind Name und E-Mail-Adresse nötig, für die Teilnahme an einer Session ein Name. Ein Stimmprofil ist immer freiwillig.

17. Kinder

IdeaHone ist ein Werkzeug für Organisationen und richtet sich nicht an Kinder. Wenn Sie jünger als 16 Jahre sind, legen Sie bitte kein Stimmprofil an.

18. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite, mit Datum oben.