Wie Sie Teilnehmern sagen, dass ein Workshop erfasst wird (mit Formulierungen)
Die peinliche Variante geht so: Die erste Idee liegt auf dem Tisch, jemand hat gerade etwas Ehrliches über den Vertriebsprozess gesagt, und die Moderatorin ergänzt: „Ach ja, das wird aufgezeichnet.“ Der Raum kühlt um zwei Grad ab und bleibt so. Teilnehmern zu sagen, dass ein Workshop erfasst wird, ist eine rechtliche Pflicht und zugleich eine Vertrauensfrage, und der Zeitpunkt macht den Unterschied: früh sagen, klar sagen, zweimal sagen, in der Einladung und im Raum.
Warum der Hinweis zählt
Ein erfasster Workshop macht aus dem Gesagten Text, der die Sitzung überdauert. Beiträge, die einer Person zugeordnet sind, sind personenbezogene Daten, also brauchen Sie transparente Information und eine Rechtsgrundlage; die Details klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Der Hinweis in der Einladung lässt Menschen in Ruhe nachfragen oder absagen. Der Hinweis im Raum erreicht den Kollegen, der Einladungen nie liest.
Die drei Texte
Kopieren Sie sie, füllen Sie die Klammern, streichen Sie, was nicht passt. Sie gehen davon aus, dass aus Sprache Text und Ideenkarten werden und keine Audiodatei gespeichert wird.
1. Der Absatz für die Einladungsmail
In diesem Workshop erfassen wir die Diskussion, damit nichts verloren geht. Das Gesagte wird während der Sitzung in Text umgewandelt und in Ideenkarten sortiert. Eine Tonaufnahme wird nicht gespeichert. Text und Karten werden [zwölf Monate] aufbewahrt und sind für [die Teilnehmenden und das Innovationsteam] einsehbar. Beiträge werden der Person zugeordnet, die sie gemacht hat, damit wir bei Rückfragen nachhaken können. Wenn Sie lieber nicht namentlich genannt werden möchten, sagen Sie [Name] vorher oder zu Beginn Bescheid; Ihre Beiträge bleiben dann anonym. Fragen dazu beantwortet [Name, E-Mail].
2. Was die Moderation im Raum sagt
Bevor wir anfangen: Wie in der Einladung angekündigt, erfassen wir diese Sitzung. Was Sie sagen, wird zu Text und Ideenkarten, Sie müssen also nicht mitschreiben. Es gibt keine Tonaufnahme, der Text bleibt im [Team] und wird nach [zwölf Monaten] gelöscht. Wer seinen Namen nicht an den Beiträgen haben möchte, sagt es jetzt oder in der Pause, dann schalte ich das für Sie ab. Gibt es Fragen, bevor wir starten?
3. Der Einwilligungssatz für ein optionales Stimmprofil
Ich bin damit einverstanden, dass aus meiner Stimme ein Stimmprofil erstellt wird, damit meine Beiträge in diesem und in künftigen Workshops automatisch mir zugeordnet werden. Das ist freiwillig, ich kann es jederzeit bei [Name] widerrufen, und das Profil wird dann gelöscht.
Text 3 brauchen Sie nur, wenn Ihr Werkzeug Sprecher pro Person erkennt. Lesen Sie ihn laut vor, lassen Sie jede Person für sich entscheiden und notieren Sie, wer zugestimmt hat. Transkription und DSGVO beschreibt, was auf der Werkzeugseite zu tun ist.
Was Sie anpassen
- Die Aufbewahrungsfrist. Zwölf Monate sind ein vernünftiger Standard. Schreiben Sie die echte Zahl hin und sorgen Sie dafür, dass an dem Tag jemand löscht.
- Wer die Ergebnisse sieht. Nennen Sie Gruppen, nicht „das Unternehmen“. Teilnehmende und Innovationsteam ist eine klare Antwort; „die Geschäftsführung“ ist keine.
- Ob Namen dranhängen. Wenn Sie nur die Ideen brauchen, erfassen Sie von Anfang an anonym. Wenn Sie nachfragen müssen, sagen Sie warum. Wer hat was gesagt hilft bei der Entscheidung.
- Externe Gäste. Kunden und Agenturleute haben bei Ihnen nichts unterschrieben. Schicken Sie ihnen den Einladungstext separat und lassen Sie sie ohne Begründung auf die Namensnennung verzichten.
- Der Betriebsrat. Die Erfassung dessen, was Beschäftigte in Besprechungen sagen, ist in der Regel mitbestimmungspflichtig. Sprechen Sie mit dem Betriebsrat vor dem ersten Workshop, nicht nach der ersten Beschwerde.
Diese Texte sind Vorlagen, keine Rechtsberatung. Zeigen Sie sie einmal Ihrem Datenschutzbeauftragten, passen Sie sie an Ihre Organisation an und verwenden Sie sie dann wieder.
Wenn ein Werkzeug Audio speichert, auch nur vorübergehend, muss der Einladungstext das sagen, inklusive wie lange und wo. Diese Vorlagen decken keine Audiospeicherung ab.
Die Reihenfolge
- Text in der Einladung. Fügen Sie Absatz 1 in die Kalendereinladung oder die E-Mail ein, einige Tage vorher.
- Erinnerung auf der Agenda-Folie. Eine Zeile auf der ersten Folie: „Diese Sitzung wird als Text erfasst, es wird kein Audio gespeichert.“
- Gesprochener Hinweis, bevor das Zuhören beginnt. Sagen Sie Text 2, bevor die Erfassung eingeschaltet wird, nie nach der ersten Idee. Werkzeuge wie IdeaHone speichern nur den Text, nie das Audio, damit bleibt der eben gesagte Satz wahr.
- Stimmprofile erst nach dem Hinweis und nur freiwillig. Lesen Sie Text 3 vor, lassen Sie jede Person einzeln entscheiden und starten Sie ohne Profil für alle, die zögern.
- Derselbe Satz in der Zusammenfassungsmail. Wiederholen Sie, was aufbewahrt wird, wie lange und wer es sieht, damit der Hinweis schriftlich neben den Ergebnissen steht.
Drei Wege, wie der Hinweis Vertrauen kostet
- Es nach der ersten Idee sagen. Ein später Hinweis wirkt wie eine Falle. Wenn Sie es vergessen haben: anhalten, sagen und anbieten, das bisher Erfasste zu löschen.
- Es in den Nutzungsbedingungen des Werkzeugs verstecken. Ein Link auf eine Datenschutzerklärung ist kein Hinweis. Menschen brauchen zwei klare Sätze, die sie einem Kollegen weitersagen können.
- Aus einem Widerspruch eine Sache machen. Schalten Sie die Namen für diese Person ab und machen Sie ohne Kommentar weiter.
Wenn Sie Sprechererkennung nutzen, erklären Sie auch, wie Stimmprofile funktionieren und was Sie Ihrem Team sagen.
Jede Idee festhalten, während gesprochen wird
IdeaHone hört in Ihrer Session zu und macht aus dem Gesagten Ideenkarten, Fragen und Entscheidungen, live auf einem gemeinsamen Board.
Muss ich Teilnehmern sagen, dass ein Workshop transkribiert wird?
Ja. Gesprochenes in zugeordneten Text umzuwandeln ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, und die Teilnehmenden müssen vorher informiert werden. Die genaue Rechtsgrundlage klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Was muss in einem Hinweis auf die Aufzeichnung stehen?
Was erfasst wird, was nicht, wie lange es aufbewahrt wird, wer es sieht, wie man anonym bleibt und an wen man sich wendet. Die Vorlagen oben decken alle sechs Punkte in wenigen klaren Sätzen ab.
Ist ein Transkript dasselbe wie eine Aufnahme?
Nein, aber es sind trotzdem personenbezogene Daten. Ein Transkript ist durchsuchbarer Text, der Personen zugeordnet ist; eine Tonaufnahme bewahrt zusätzlich die Stimme selbst. Beides braucht einen Hinweis, und Audiospeicherung muss ausdrücklich genannt werden.
