Rollen im Workshop: Moderator, Schreiber, Zeitwächter, Sponsor, und warum der Schreiber zählt
In den meisten Workshops hält eine Person die Frage, schaut auf die Uhr, schreibt an die Wand und berichtet an den Chef. Sobald es im Raum lebhaft wird, fällt als Erstes das Mitschreiben weg, und das ist das Einzige, was Sie hinterher nicht nachholen können. Hier sind die vier Rollen, was jede davon nicht tun darf, und der eine Satz, mit dem Sie jede Person briefen.
Warum die Rollen trennen
Ein Workshop liefert Energie und ein Protokoll. Um die Energie kümmert sich eine gute Frage von selbst. Um das Protokoll kümmert sich niemand, solange es nicht jemandes Aufgabe ist, auch bei 90 Minuten mit acht Leuten nicht.
Die vier Rollen
Moderator
Hält die Frage, den Prozess und die Energie: wiederholt die Frage, wenn der Raum abdriftet, ruft den nächsten Schritt aus, bemerkt die stille Person, die etwas sagen will. Bringt keine eigenen Ideen ein, denn die Gruppe hört darin ein Urteil über alle anderen. Schreibt nicht, denn niemand kann einen Raum führen, während er ihm den Rücken zukehrt.
Schreiber
Hält jede Idee in den Worten fest, in denen sie gesagt wurde, mit dem Namen der Person. Keine Zusammenfassung, keine geglättete Fassung, nicht die drei Ideen, die ihm am besten gefallen haben. Zusammenfassen ist Filtern, und der Filter ist der Geschmack des Schreibers. „Kunden stellen ihre Erinnerung selbst ein“ und „Erinnerungen“ sind zwei verschiedene Ideen; nur die erste überlebt eine Woche.
Die am meisten unterschätzte Rolle im Raum, und die, die am leisesten scheitert: Eine fehlende Idee fällt niemandem auf, bis hinterher jemand danach fragt. Ein Schreiber, der selbst mitmacht, hält seine eigenen Ideen am besten fest und die der anderen am schlechtesten, deshalb macht der Schreiber nicht mit. Wenn eine Person beides tun muss, geben Sie die Rolle an ein Erfassungswerkzeug ab (Werkzeuge wie IdeaHone gibt es genau dafür).
Zeitwächter
Sagt die Halbzeit, die letzten zwei Minuten und das Ende der Runde laut an. Wenn die Runde endet, endet sie, auch mitten im Satz. Darf jeden unterbrechen, auch den Sponsor; genau dafür gibt es die Rolle. Ein Moderator zögert, der Person das Wort abzuschneiden, die sein Budget unterschreibt. Ein Zeitwächter mit Mandat zögert nicht.
Sponsor
Verantwortet die Entscheidung und die Nachbereitung. Sagt am Anfang, was mit den Ergebnissen passiert und bis wann: „Ich wähle bis Freitag drei Ideen aus und finanziere einen Test.“ Bleibt bis zum Ende, denn die Entscheidung ist sein Job. Spricht in jeder Runde als Letzter, nie als Erster, denn sobald der Sponsor gesprochen hat, ist die Runde für alle anderen vorbei.
Optional: Skeptiker und Außenstehender
In größeren Gruppen lohnen sich zwei weitere Rollen. Der Skeptiker hat das ausdrückliche Mandat, einmal pro Idee zu fragen: „Woran würde das scheitern?“ So spielt niemand sonst diese Rolle nach Lust und Laune. Der Außenstehende, aus einer anderen Abteilung oder ein Kunde, stellt die Fragen, die das Team seit Jahren nicht mehr stellt. Briefen Sie beide offen, damit niemand das Mandat für Charakter hält.
Die Rollen auf einen Blick
| Rolle | Tut | Tut nicht | Briefing-Satz |
|---|---|---|---|
| Moderator | Hält die Frage, den Prozess und die Energie | Ideen einbringen, schreiben | „Sie halten die Frage und den Prozess, nicht die Antworten, und nie den Stift.“ |
| Schreiber | Hält jede Idee wörtlich fest, mit Namen | Zusammenfassen, filtern, mitmachen | „Schreiben Sie jede Idee so auf, wie sie gesagt wurde, mit Namen, und entscheiden Sie nie, was aufschreibenswert ist.“ |
| Zeitwächter | Sagt Halbzeit, letzte zwei Minuten und Stopp an | Verhandeln, Ausnahmen machen | „Sagen Sie Halbzeit, letzte zwei Minuten und Stopp an; der Stopp gilt auch für den Sponsor.“ |
| Sponsor | Verantwortet Entscheidung und Nachbereitung | Als Erster sprechen, früher gehen | „Sagen Sie am Anfang, was mit den Ergebnissen passiert, sprechen Sie in jeder Runde als Letzter, bleiben Sie bis zum Ende.“ |
Wenn der Sponsor moderiert, antworten die Leute dem Chef, nicht der Frage. Es kommt, was der Chef vermutlich hören will, und was heikel erscheint, bleibt unausgesprochen. Ist der Sponsor der einzige mögliche Moderator, verlässt er für die Ideenrunden den Raum und kommt zur Entscheidung zurück.
Briefen Sie jede Rolle am Vortag, mit einer Zeile pro Person, per Nachricht. Wer seinen Satz am Abend vorher gelesen hat, weiß beim Betreten des Raums, was zu tun ist. Wer ihn erst zu Beginn hört, ist nach zehn Minuten noch dabei, ihn zu verstehen.
Wenn Sie allein sind
Oft haben Sie den Workshop allein vorbereitet und moderieren, ob Sie wollen oder nicht. Etwas muss weg. Zuerst den Zeitwächter: Ein sichtbarer Timer und die 90-Minuten-Agenda erledigen den Großteil dieser Arbeit. Den Sponsor können Sie nicht streichen, er kann nur fehlen (siehe Fallen).
Streichen Sie nie den Schreiber. Ein Moderator, der nebenbei schreibt, notiert, was er verstanden hat, nicht, was gesagt wurde, und zwar in den Lücken, während der Raum wartet. Bitten Sie pro Runde einen Teilnehmer ums Mitschreiben, reihum, oder nutzen Sie ein Erfassungswerkzeug, das jeden Beitrag mit dem Namen des Sprechers festhält (Wer hat was gesagt erklärt, warum der Name so wichtig ist wie die Idee).
Woran die Rollenverteilung in der Praxis scheitert
- Der Schreiber ist der Jüngste im Raum. Wer dem Praktikanten den Stift gibt, erklärt Schreiben zur Arbeit mit niedrigem Status, und der Praktikant filtert zugunsten der ranghohen Stimmen. Geben Sie die Rolle jemandem, der sagen kann: „Noch einmal, in Ihren Worten.“
- Der Zeitwächter verhandelt. „Noch zwei Minuten?“ ist eine Frage, die der Zeitwächter nie beantwortet, denn die Antwort ist immer Ja. Der Zeitwächter sagt an, die Gruppe passt sich an.
- Der Sponsor geht nach dem Einstieg. Eröffnet mit der Frage, verschwindet in „einen anderen Termin“, und am Ende entscheidet niemand. Machen Sie die Anwesenheit des Sponsors bis zum Schluss zur Bedingung für den Workshop.
- Niemand verantwortet die Nachbereitung. Vierzig Ideen, vier Rollen, und kein Name neben „Was passiert am Montag“. Der Sponsor benennt den Verantwortlichen, bevor der Raum leer ist; den Rest deckt die Checkliste zur Nachbereitung ab.
Oft ist die wichtigste Aufgabe der Moderation, die stille Person im Raum zu hören.
Sie moderieren. IdeaHone hält fest.
Während Sie moderieren, macht IdeaHone aus dem Gesagten Ideen, Fragen und Entscheidungen auf einem gemeinsamen Board, samt Sprecher. Niemand schreibt danach das Protokoll.
Welche Rollen braucht ein Workshop?
Vier: einen Moderator, der die Frage und den Prozess hält, einen Schreiber, der jede Idee mit Namen festhält, einen Zeitwächter, der die Runden beendet, und einen Sponsor, der die Entscheidung verantwortet.
Kann der Moderator auch mitschreiben?
Nicht gut. Ein Moderator, der schreibt, hält fest, was er verstanden hat, nicht, was gesagt wurde, und verliert den Raum, während er ihm den Rücken zukehrt. Lassen Sie die Schreiberrolle unter den Teilnehmern rotieren oder nutzen Sie ein Erfassungswerkzeug.
Sollte der Sponsor im Workshop dabei sein?
Ja, von Anfang bis Ende, aber nicht als Moderator und nie als Erster in einer Runde. Der Sponsor sagt, was mit den Ergebnissen passiert, und entscheidet am Ende.
