Workshops mit Kunden und Lieferanten im Raum, ohne dass etwas nach außen dringt
Der Satz, der das ganze Produkt neu gerahmt hat, kam von einer Kundin, in Minute 30, fast nebenbei. Das NDA, das sie überhaupt in den Raum gebracht hat, hat vier Wochen gedauert. Beides ist normal. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie das Erste bekommen, ohne am Zweiten zu scheitern, und wie Sie schützen, was beide Seiten mitbringen.
Was Gäste einbringen, und was sie riskieren
Ein Kunde oder ein Lieferant hört Ihr Problem anders. Er stellt die Frage, die Ihr Team vor Jahren aufgehört hat zu stellen. Er sagt Ihnen, was der aktuelle Workaround ihn kostet, in Stunden und in Geduld. Und er nennt den Wettbewerber, den Ihr Team angeblich nicht kennt, noch vor der ersten Pause.
Das Risiko läuft in beide Richtungen. Ihre Seite: Strategiefolien, die noch an der Wand hängen, die Roadmap in einer Nebenbemerkung. Seine Seite: eigene vertrauliche Informationen, die in Ihrem Protokoll landen, seine Aussagen namentlich in einem Dokument, das er nie zu sehen bekommt. Die Rechtsabteilung sagt Nein, weil ihr niemand einen Plan dafür gezeigt hat. Die Regeln unten sind dieser Plan.
Die Regeln
Vorher
Schicken Sie ein einseitiges NDA oder ergänzen Sie den bestehenden Vertrag um eine gegenseitige Vertraulichkeitsklausel, abgestimmt zwei Wochen vor dem Termin. Gegenseitig ist wichtig: Ein Gast, der selbst geschützt ist, spricht freier.
Schreiben Sie ein Gästebriefing: eine Seite dazu, was der Gast sehen wird, was nicht, wer sonst im Raum ist und was mit seinen Aussagen passiert. Es liegt neben Ihrem internen Workshop-Briefing.
Der Sponsor entscheidet, welche Teile des Tages rein intern sind, und schreibt das in die Agenda, bevor die Einladungen rausgehen.
Im Raum
Gäste kommen nach dem internen Framing und gehen vor der internen Entscheidung. Framing ist der Teil, in dem Sie sagen, was das Unternehmen braucht und welches Budget es gibt; Entscheidung ist der Teil, in dem Sie festlegen, welche Ideen weitergehen. Alles dazwischen ist gemeinsam.
Keine Roadmap an der Wand. Drehen Sie das Strategie-Flipchart um und prüfen Sie den Bildschirm, bevor Sie ihn teilen. Namensschilder mit Firmenname auf jedem Platz.
Die Moderation eröffnet mit einem Satz, laut ausgesprochen: „Alles, was hier gesagt wird, bleibt in diesem Projekt. Das gilt für uns alle.“ Dann sagen Sie, wer erfasst, wie, und wohin das Protokoll geht. Die Formulierung steht im Hinweis an die Teilnehmenden.
Erfassung und Einwilligung
Informieren Sie Gäste vor dem Termin schriftlich, dass die Sitzung erfasst wird, was gespeichert wird und wer es sieht. Beiträge von Gästen werden nur mit deren Zustimmung namentlich zugeordnet; der Standard ist „externe Teilnehmerin, Firma X“. Stimmprofile brauchen eine ausdrückliche Einwilligung und lohnen sich für einen einmaligen Gast selten.
Innerhalb einer Woche erhält der Gast den Teil des Protokolls, zu dem er beigetragen hat. Klären Sie die Details mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; die Checkliste steht unter Transkription und DSGVO.
Nachher
Das interne Debriefing findet ohne Gäste statt, noch am selben Nachmittag. Markieren Sie die Zitate des Gastes im Protokoll als extern, damit in sechs Monaten niemand einen Kundenwunsch für eine interne Zusage hält. Schicken Sie die Dankesmail mit dem, was als Nächstes passiert. Werkzeuge wie IdeaHone lassen Gäste ohne eigenes Konto teilnehmen.
- Einladen mit Zweck. Nennen Sie die Frage, die der Gast beantworten soll.
- NDA. Eine Seite, gegenseitig, zwei Wochen vorher abgestimmt.
- Gästebriefing. Was er sieht, was nicht, wer im Raum ist.
- Ankunft nach dem Framing. Erst der interne Teil, dann kommt der Gast dazu.
- Hinweis im Raum. Der Satz der Moderation, plus wer erfasst.
- Erfassen mit Zustimmung. Namentliche Zuordnung nur, wenn der Gast Ja sagt.
- Gehen vor den Entscheidungen. Verabschiedung an der Tür.
- Protokoll verschickt. Sein Teil, innerhalb einer Woche, ohne interne Kommentare.
- Debriefing. Nur intern, am selben Tag, externe Zitate markiert.
Stellen Sie dem Gast vor dem Workshop eine Frage schriftlich, zum Beispiel „Was haben Sie beim letzten Mal versucht?“. Die Antwort sagt Ihnen, ob er im Raum von sich aus spricht oder aus der Reserve gelockt werden muss.
Was ein Gast sagt, können seine personenbezogenen Daten sein und ist oft vertrauliche Information seines Unternehmens. Ein Wettbewerbername, den er fallen lässt, oder ein Preis, den er nennt, darf ohne sein Wissen keine Zeile in Ihrem Innovationsgedächtnis werden. Markieren, nachfragen oder weglassen.
Momente, die Sie vor Gästen blamieren
- Der Gast, dem verkauft wird. Der Vertrieb kommt dazu, der Gast bekommt einen Pitch, und die Frage, für die Sie ihn eingeladen haben, wird nie gestellt. Briefen Sie Ihre Leute: heute wird nicht verkauft.
- Jargon, den niemand übersetzt. Interne Projektnamen lassen den Gast nicken und schweigen. Eine Person übersetzt laut.
- Der Gast bleibt für die Budgetdiskussion im Raum. Die Agenda rutscht und niemand merkt es. Planen Sie einen harten Schnitt ein.
- Das Protokoll geht mit internen Kommentaren raus. „Kunde liegt hier falsch“ neben dem Kundenzitat. Exportieren Sie seinen Teil separat und lesen Sie ihn vorher.
Jede Idee festhalten, während gesprochen wird
IdeaHone hört in Ihrer Session zu und macht aus dem Gesagten Ideenkarten, Fragen und Entscheidungen, live auf einem gemeinsamen Board.
Sollten Kunden an Innovationsworkshops teilnehmen?
Ja, für die Teile, in denen Sie das Problem erkunden und Ideen entwickeln. Halten Sie Framing und Entscheidungen intern und räumen Sie Strategie- und Roadmap-Material aus dem Raum.
Brauchen wir ein NDA für einen Kundenworkshop?
Meist reicht ein einseitiges gegenseitiges NDA oder eine Vertraulichkeitsklausel im bestehenden Vertrag. Stimmen Sie es zwei Wochen vorher ab und klären Sie den Wortlaut mit Ihrer Rechtsabteilung.
Wie schützt man vertrauliche Informationen in einem Workshop mit externen Gästen?
Gäste kommen nach dem internen Framing und gehen vor den Entscheidungen, nichts Vertrauliches bleibt an der Wand, und die Erfassung wird schriftlich angekündigt. Ihre Aussagen werden im Protokoll als extern markiert.
